L’ouverture d’un coffre-fort numérique
Certaines banques proposent un service de coffre-fort numérique permettant de stocker vos documents électroniques en ligne. Certains fournisseurs proposent également ce service, mais sont-ils vraiment fiables ? Comment procéder pour ouvrir un coffre-fort numérique et quels types de documents peut-il contenir ? On vous dit tout ce qu’il faut savoir.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
C’est un espace de stockage verrouillé sur internet. Il collecte et organise vos documents confidentiels.
Sur recommandation de la CNIL le 19 septembre 2013, l’appellation « coffre-fort numérique » désigne désormais un coffre-fort électronique qui répond à des normes de sécurité précises.
Cette nuance est importante, à l’heure où internet pose des questions fondamentales de confidentialité et de sécurité des données personnelles. Les services d’hébergement doivent pouvoir garantir le chiffrement de vos documents numériques, ainsi que leur conservation à l’abri de toute tentative de consultation indélicate.
À défaut d’un agrément de la CNIL, « les données collectées dans le cadre d’un service de coffre-fort numérique doivent rester sur le territoire de l’Union européenne, ou sur le territoire d’un État non membre de l’Union européenne garantissant aux données un niveau de protection suffisant au sens de l’article 68 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ».
La plupart des agréments de la CNIL sont détenus par des banques.
Quels types de documents peuvent être archivés ?
Le coffre-fort numérique est destiné à sauvegarder vos documents administratifs sous tous types de formats (texte, images numérisées, etc.), par exemple :
- Contrats
- Avis d’imposition
- Relevés de compte
- Factures et garanties
- Diplômes
- Et autres documents administratifs
Les données relatives à la santé sont un cas particulier puisqu’elles nécessitent un agrément spécifique délivré par le ministre de la santé, après consultation de la CNIL. Ces autorisations sont rares, et en principe votre coffre-fort numérique ne pourra pas vous proposer un dépôt de vos documents de santé.
Il est également possible de disposer d’une option permettant de transférer vos bulletins de paie dématérialisés sur un espace dédié du coffre-fort numérique. Dans ce cas, c’est votre employeur qui souscrit et paye ce service.
Les services aux entreprises sont un secteur en forte croissance en matière de sauvegarde numérique.
Nos conseils d’utilisation de votre coffre-fort numérique
Vérifiez les engagements de votre fournisseur, en termes de :
- Disponibilité du service
- Solutions en cas de perte de données
- Chiffrement des données et sécurité
- Durée de conservation des données
- Tarifs et volumes de sauvegarde
Votre coffre-fort numérique peut être limité en volume, par exemple 1 Go. Des frais supplémentaires peuvent être appliqués au-delà du seuil contractuel.
Du côté utilisateur, assurez-vous de :
- Choisir un mot de passe complexe composé d’au moins 8 caractères
- Faire un usage personnel de votre coffre-fort et ne confier son accès qu’aux proches autorisés
- Doubler la sécurité par un chiffrage personnel de vos données avant de les mettre dans le coffre-fort
Le coût d’un coffre-fort numérique dépend de l’établissement et du contrat souscrit, mais il est généralement compris entre 1 € et 3 € par mois, hors options éventuelles.